Bienvenue sur livre En bref ! Après avoir exploré comment travailler en profondeur avec notre résumé de Deep Work et comment optimiser son temps avec La semaine de 4 heures, il est temps d'aborder le pilier de l'organisation personnelle et professionnelle. Aujourd'hui, nous plongeons dans le résumé Getting Things Done, l'ouvrage révolutionnaire de David Allen qui a transformé la vie de millions de personnes à travers le monde.
Vous sentez-vous submergé par vos tâches quotidiennes ? Avez-vous l'impression que votre esprit est constamment encombré par des dizaines de choses à ne pas oublier ? C'est précisément le problème que résout la méthode GTD. Ce système d'organisation n'est pas qu'une simple technique de gestion des tâches, c'est une véritable philosophie qui vous permettra de retrouver clarté mentale et productivité personnelle.
La philosophie centrale : avoir "l'esprit comme de l'eau"
David Allen introduit son livre avec une métaphore puissante : celle de l'eau. Lorsque vous lancez une pierre dans un étang, l'eau réagit de manière appropriée à la force exercée, ni plus ni moins. Elle ne sur-réagit pas, elle ne sous-réagit pas. Elle répond parfaitement, puis retrouve son calme.
C'est exactement l'état mental que vise la méthode GTD. L'objectif est d'avoir un esprit comme de l'eau : totalement présent, réactif mais serein, capable de se concentrer pleinement sur ce qui nécessite votre attention à l'instant T, sans être parasité par tout ce que vous devez faire par ailleurs.
Le stress que nous ressentons ne provient pas de la quantité de travail, mais du fait que notre cerveau essaie constamment de nous rappeler des choses à faire. David Allen propose de libérer cette charge mentale en externalisant tout dans un système fiable.
Les 5 étapes de la méthode GTD
Le cœur de Getting Things Done repose sur un processus en cinq étapes qui permet de gérer ses tâches efficacement. Maîtriser ces étapes transformera votre façon de travailler et votre niveau de stress.
1. Collecter (Capturer)
La première étape consiste à capturer absolument tout ce qui sollicite votre attention. Tout ce qui entre dans votre vie et qui n'est pas à sa place doit être collecté dans une "boîte de réception" physique ou numérique.
Il peut s'agir d'emails, de notes, d'idées, de factures à payer, de projets à lancer, ou même de pensées fugaces. L'essentiel est de ne rien laisser traîner dans votre tête. David Allen insiste : votre cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour les stocker.
Les règles d'or de cette étape :
Ayez le moins de boîtes de réception possible (idéalement 2-3 maximum)
Videz-les régulièrement
Ne laissez rien "en suspens" mentalement
2. Traiter (Clarifier)
Une fois que vous avez collecté, il faut traiter chaque élément de vos boîtes de réception. Cette étape est cruciale et suit un algorithme précis que David Allen appelle le "workflow de traitement".
Pour chaque élément, posez-vous la question : "Est-ce que cela nécessite une action ?"
Si non, trois options s'offrent à vous :
Le jeter (si c'est inutile)
Le classer comme référence (si vous pourriez en avoir besoin plus tard)
Le mettre en incubation (si c'est quelque chose que vous voulez peut-être faire un jour)
Si oui, déterminez quelle est la prochaine action concrète à effectuer. C'est ici qu'intervient la fameuse règle des deux minutes : si l'action prend moins de deux minutes, faites-la immédiatement. Sinon, déléguez-la ou reportez-la.
3. Organiser
Après avoir clarifié, vous devez organiser les résultats dans le système approprié. C'est à cette étape que la méthode GTD brille par sa précision.
David Allen recommande plusieurs listes essentielles pour s'organiser au travail et dans la vie personnelle :
Les listes contextuelles : @Téléphone, @Ordinateur, @Courses, @Maison, @Bureau. Ces listes regroupent les actions selon le contexte où vous pouvez les réaliser.
La liste "En attente" : pour suivre ce que vous avez délégué
Le calendrier : uniquement pour ce qui a une date et heure précises
La liste "Projets" : tout ce qui nécessite plus d'une action pour être terminé
La liste "Un jour/Peut-être" : pour vos idées et rêves futurs
Une distinction fondamentale dans la méthode GTD : un projet n'est pas une simple tâche. Dès que quelque chose nécessite plus d'une action, c'est un projet. "Organiser un anniversaire" est un projet, "Acheter un gâteau" est une action.
4. Réviser (Passer en revue)
Un système d'organisation n'a de valeur que si vous lui faites confiance. Pour cela, vous devez le réviser régulièrement. David Allen propose deux niveaux de révision :
La revue quotidienne : Consultez votre calendrier et vos listes contextuelles pour savoir quoi faire aujourd'hui.
La revue hebdomadaire : C'est le pilier de la méthode GTD. Chaque semaine, prenez 1-2 heures pour faire le point complet. Videz vos boîtes de réception, révisez vos listes de projets, vérifiez votre liste "En attente", parcourez votre liste "Un jour/Peut-être". Cette habitude garantit que votre système reste à jour et fiable.
Sans cette révision hebdomadaire, même le meilleur système s'effondre. C'est le moment où vous reprenez le contrôle total de votre vie professionnelle et personnelle.
5. Agir (S'engager)
La dernière étape consiste simplement à faire. Mais comment s'organiser au travail pour choisir la bonne action au bon moment ? David Allen propose quatre critères pour prendre cette décision :
Le contexte : Où êtes-vous ? Quels outils avez-vous à disposition ?
Le temps disponible : Combien de temps avez-vous devant vous ?
L'énergie disponible : Êtes-vous en forme mentalement et physiquement ?
La priorité : Parmi les options possibles, qu'est-ce qui est le plus important ?
En utilisant ces critères, vous ferez toujours le meilleur choix possible à chaque instant. Plus besoin de culpabiliser ou de vous demander si vous faites "la bonne chose". Votre système vous guide.
Les concepts clés pour maîtriser GTD
La règle des deux minutes
Si une action prend moins de deux minutes, faites-la immédiatement lors du traitement. Le temps nécessaire pour la noter, la classer et la retrouver plus tard serait supérieur au temps d'exécution. C'est un principe simple mais révolutionnaire pour votre productivité personnelle.
Les listes contextuelles
Organiser vos actions par contexte plutôt que par projet est l'une des innovations majeures de la méthode GTD. Quand vous êtes au téléphone, consultez votre liste @Téléphone. Quand vous êtes en ville, consultez votre liste @Courses. Cette approche maximise votre efficacité.
La boîte de réception vide
L'objectif n'est pas d'avoir une liste de tâches vide (utopique), mais d'avoir des boîtes de réception vides. Cela signifie que vous avez traité chaque élément, pris une décision, et que rien ne reste "en suspens" sans avoir été traité.
Mon avis personnel sur le livre "Getting Things Done"
Après avoir appliqué la méthode GTD pendant plusieurs années, je peux affirmer que Getting Things Done est un livre transformateur, mais il comporte aussi des défis qu'il faut connaître avant de se lancer.
Les points forts : La clarté mentale que procure cette méthode est exceptionnelle. Le simple fait d'externaliser toutes vos préoccupations dans un système fiable réduit considérablement le stress et l'anxiété. La méthode GTD est également incroyablement complète : elle ne laisse rien au hasard et répond à pratiquement tous les scénarios d'organisation.
Le livre est pragmatique et basé sur des décennies d'expérience de David Allen en tant que consultant en productivité. Ce n'est pas de la théorie, ce sont des techniques éprouvées sur le terrain.
Les difficultés : La mise en place initiale demande un investissement considérable en temps et en énergie. Il faut compter plusieurs heures, voire une journée complète, pour faire l'installation complète du système. De plus, la méthode GTD nécessite une rigueur et une discipline continues, particulièrement pour la revue hebdomadaire.
Certains lecteurs peuvent trouver le système trop rigide ou complexe, surtout s'ils préfèrent des approches plus minimalistes. Le livre lui-même est parfois répétitif et aurait pu être plus concis.
Pour qui ce livre est-il fait ? Getting Things Done est idéal pour les professionnels qui jonglent avec de multiples projets, les entrepreneurs, les managers, ou toute personne qui se sent régulièrement débordée. Si vous avez l'impression de "courir après le temps" ou que votre tête est un "chaos organisé", ce livre est pour vous.
En revanche, si votre vie est déjà très simple avec peu de responsabilités, la méthode GTD pourrait être excessive pour vos besoins. Mais pour la plupart d'entre nous vivant dans un monde de surcharge informationnelle, c'est un outil indispensable.
Conclusion : retrouvez le contrôle de votre vie
Le résumé Getting Things Done que nous venons de parcourir révèle l'essence d'une méthode qui a fait ses preuves auprès de millions de personnes. La méthode GTD n'est pas un simple outil de gestion des tâches, c'est un système complet qui vous permet de reprendre le contrôle de votre vie professionnelle et personnelle.
L'objectif ultime de David Allen avec Getting Things Done est de vous permettre d'avoir "l'esprit comme de l'eau" : totalement présent dans ce que vous faites, sans stress inutile, en sachant que tout est sous contrôle.
Si ce résumé du livre Getting Things Done vous a convaincu, je vous encourage vivement à lire l'ouvrage complet pour saisir toutes les nuances de la méthode. Mais vous pouvez aussi commencer dès aujourd'hui : prenez une feuille, écrivez tout ce qui occupe votre esprit, et faites votre première collecte. C'est le premier pas vers une vie plus organisée et plus sereine.
N'oubliez pas : votre esprit est fait pour avoir des idées, pas pour les stocker. Libérez-le, et vous serez surpris de tout ce que vous pouvez accomplir.
